La comunicación interna es una herramienta indispensable para obtener un clima saludable dentro de las empresas. Cuando la comunicación se gestiona de forma apropiada permite mejorar el clima laboral y el rendimiento de los colaboradores, más aún en esta etapa donde el COVID-19 generó crisis en todas las áreas de las compañías y afectó paralelamente aspectos personales de los colaboradores.
Sin lugar a duda, la pandemia actual puso en jaque al comité de crisis que debe responder de manera inmediata a muchas necesidades, principalmente a los asuntos internos vinculados a la gestión del talento. En este punto es importante tener presente que el employer branding es tan importante como cuidar la marca empresa. Por tal motivo, es importante contar con una comunicación adecuada para diligenciar, mantener la tranquilidad del personal, y a través de ello, fomentar el engagement con la marca o la cultura corporativa.
En primer lugar, es importante que la persona encargada de la comunicación trabaje de cerca con el comité de crisis para gestionar el plan de comunicación. Este comité puede estar formal o informalmente conformado, es el encargado de tomar decisiones asertivas y ágiles en respuesta a la evolución de la crisis, lo que implica la necesidad de generar acciones.
En este momento de inestabilidad e incertidumbre, la fidelización con cada uno de los colaboradores es una herramienta de vital importancia, e incluir en el plan un sistema FAQ podría ayudar a conocer qué preocupa verdaderamente a los empleados, quienes ya no pueden disociar fácilmente su vida laboral y personal.
Uno de los puntos que representa un desafío corporativo en la actualidad es el trabajo desde los hogares –virtual office-, debido a que la productividad de los equipos de trabajo y el desarrollo del desempeño podría no ser el mismo, o bien podría requerirse que se mida de una manera diferente con el mismo horizonte de chequear si se cumple con los objetivos. Es este sentido, compartir experiencias de home office entre colaboradores podría ser beneficioso. Para esto, la tecnología juega un papel importante, y si la empresa no cuenta con una herramienta interna, se puede hacer uso de diferentes alternativas y plataformas, aunque asegurar la conectividad de los colaboradores que interactúan con los servidores principales, puede ser un desafío tecnológico para lo que no estaba preparada la compañía. Es importante es sumar la mayor cantidad de colaboradores en una reunión virtual, y al contactarles consultarles sobre su entorno, forma de afrontar las nuevas rutinas cotidianas sin dejar de abordar temas específicos de la labor de cada uno. Sería importante que el contacto sea regular y simule, dentro de lo posible, una reunión presencial, priorizando las habilidades de empatía de los líderes naturales como de los encargados de comunicación interna.
Esto implica adicionalmente, analogías con la organización del trabajo remoto en los líderes de equipo, quienes también ponen en juego la eficiencia de la comunicación en la gestión de trabajos, llevándolo a la práctica de una manera diferente por lo que las habilidades del “líder situacional” encontraron en este entorno disruptivo una oportunidad de ser evaluadas. Desde el área de Comunicación, deben habilitarse canales de comunicación para compartir sus experiencias y forma de trabajo que puedan ayudar a otros colaboradores.
¿Porqué no WhatsApp? Crear un grupo en WhatsApp es la vía más rápida de comunicación de manera grupal, pero en un 90% la plataforma se utiliza para distracción, motivo por el cual muchos omiten los mensajes. Por este motivo es mejor crear un grupo en una plataforma exclusiva, para un fin exclusivo.
Es vital incluir dentro de las prioridades, la medición del clima organizacional en contexto de incertidumbre generalizada. El objetivo es identificar de qué manera está afectando la situación a los colaboradores y el impacto actual de la organización. Esto ayudará a diseñar el mensaje clave para cada escenario, mejorar la forma de comunicar y qué comunicar con mayor precisión en el tiempo adecuado. Hay que asegurarse que dentro del plan se incluyan objetivos, mensajes claros, portavoces, canales y back up de canales.
Otro punto para tener en cuenta es la ansiedad que está generando las decisiones del Gobierno Nacional, y es necesario utilizar lenguajes positivos en cada escenario de comunicación. Por ejemplo, se podría comunicar mensaje clave como “Nos hemos puesto en comunicación con cada uno de nuestros clientes para elaborar un plan de trabajo adecuada a la situación, y poscrisis (…)”, “Necesitamos la actitud positiva que siempre tuviste. Continúa haciendo tu trabajo respetando las medidas que hemos adoptado, no podemos perder tu aporte en estos momentos ¡Es de gran valor!”, “Ayúdanos y ayúdate a mejorar con tus sugerencias para implementar mejoras en el negocio, sos un valor importante para seguir creciendo”, “sentite cómodo y seguro, hemos higienizado tu lugar”. Utilizar mensajes claros, directos, con lenguaje familiar y de compromiso.
Trabajar de cerca con el social media también es un valor agregado para conocer qué comentan los colaboradores afuera, específicamente en sus redes sociales. En algunas situaciones utilizamos las redes para consultar lo que no nos animamos a preguntar a nuestros líderes.
También, es importante hacer notar que los principales líderes de la compañía están virtualmente presentes, deben estar on-line o disponibles rápidamente. Adjudicar un mensaje de apoyo a los principales líderes para con los colaboradores podría ayudar a fidelizar la relación empresa-empleado.
La persona encargada de la comunicación debe monitorear y analizar las estrategias utilizadas y sus resultados. Con todos los insights se determinará si el trabajo de comunicación se realizó con éxitos y cuál es el siguiente paso para seguir creciendo.
Por último ¿Cómo la empresa está en el aspecto tecnológico?
En las últimas 4 semanas las necesidades, urgencia y tiempo han cambiado, e implementar una transformación digital y cultural dentro de la empresa es urgente. El Covid-19 aceleró el cambio denominado transformación digital, las personas se han vuelto on-line y demandantes de servicios digitales.
Es importante hacer una revisión profunda del modelo de negocio, proceso, personas, infraestructura e identificar las responsabilidades en los proyectos de transformación digital, y de este modo, empezar el proceso de la innovación hacia un futuro exitoso, y con una comunicación virtualmente asertiva.
Virtual office llegó para quedarse… y el modelo de comunicación debe demostrar versatilidad como consecuencia.
